一直以来，项目管理中存在一个较为突出的问题：项目负责人在接到产品需求后，往往只是简单浏览一眼，便着手制定项目开发计划。计划制定完成后，负责人通常只深入研究自己负责开发的模块，而对其他模块则不再深入了解。对于由其他同事负责开发的功能模块，项目负责人通常连三个基本问题都无法准确回答：一是“是什么”，即这个功能具体是什么；二是“为什么”，即客户为什么需要这个功能，这个功能对客户有什么实际用途，是否可以不开发；三是“怎么做”，即这个功能在前端和后端分别是如何实现的。即便能回答到第三个问题，通常也仅能涉及前端或后端的部分内容。而实际情况往往更为糟糕，有时连第一个问题都无法准确回答。负责开发该功能模块的同事，可能也是在开发过程中逐步了解需求，其对需求的掌握程度，刚好足以完成功能开发即可。
这种状况容易导致项目管理出现诸多问题，表面上看似平静，实则处于一种失控状态，主要体现在以下几个方面：
任务时间评估不到位：项目负责人由于对整体功能和需求缺乏深入了解，导致在评估任务所需时间时不够准确，经常需要变更任务计划，影响项目进度的稳定性。
风险意识不足：由于对业务不够熟悉，项目负责人无法提前识别潜在的延期风险因素，也无法有效判断是否需要安排加班来应对可能出现的问题，从而增加了项目按时完成的不确定性。
任务验收困难：在验收功能时，由于项目负责人对业务和需求不够了解，只能依赖开发同事的回答来判断功能是否实现以及是否与需求一致。这种情况下，验收工作往往流于形式，难以深入和全面地评估功能质量，导致验收工作的积极性和效果都不理想。
为了解决这些问题，项目负责人需要自行梳理一份详细的项目需求与功能实现文档。比如下图所示的文档格式。在文档中，将每个功能按照“是什么”、“为什么”、“怎么做”这三个问题进行清晰的梳理和记录。在项目推进过程中，一旦出现需求变更，应及时更新文档，确保项目负责人对项目的整体情况有清晰的把握和了解。
